Énoncé de confidentialité

Les règles décrites ici concernent tout individu dont nous traitons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités. Nous continuons de les appliquer même lorsque les objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels sont atteints. 

Voici quelques exemples de situations où cet énoncé vous concerne. 

Auprès de qui

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels auprès de différentes sources : 

• Vous, lorsque vous interagissez avec nous 
• D’autres personnes ou organisations. Par exemple : votre employeur, des agences d’évaluation de crédit, des professionnels de la santé, des organismes gouvernementaux et des bases de données publiques et privées qui peuvent détenir des renseignements à votre sujet. 
• Des personnes qui ont un produit ou un service, comme l’assuré principal d’une police d’assurance. Avant de nous fournir vos renseignements personnels, ces personnes doivent obtenir votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels. 

De quelles façons

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes façons. Par exemple : 

• Par téléphone 
• En personne 
• À l’aide de nos formulaires et de nos interfaces numériques  
• À l’aide de technologies qui permettent de vous identifier, de vous localiser ou d’établir votre profil, telles que les témoins, ou cookies (pour plus de détails, consultez notre page sur l’utilisation des témoins). Par exemple, nos propositions électroniques et nos outils de soumission en ligne ont des fonctions qui nous aident à décider si nous pouvons vous assurer, à déterminer les meilleures protections pour vous, et à établir le coût de votre assurance. Ces fonctions sont nécessaires pour évaluer votre demande et vous offrir un prix juste. Elles sont activées lorsque vous commencez une démarche qui utilise ce type de technologie. 
• À l’aide de modèles statistiques qui peuvent créer ou déduire de nouvelles informations à partir de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pouvons créer un identifiant unique Beneva ou un profil de consommateur. 

Nous nous limitons à l’essentiel. Nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les objectifs listés dans cette section. 

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements). 

Voici des exemples de ce que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer. 

Vos renseignements personnels nous servent à vous fournir nos produits et services et à respecter nos obligations légales. Nous pouvons aussi les utiliser pour vous offrir une expérience personnalisée, si vous y consentez. 

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur votre collaboration pour nous informer lorsque ces renseignements changent. 

Voici dans quels objectifs nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels. 

5.1 Quand nous obtenons votre consentement 

Nous vous demandons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. 

Dans certains cas, nous pouvons présumer que nous avons votre consentement, ou la loi nous permet de ne pas l’obtenir. (Voir section 5.4.) 

5.2 Comment nous obtenons votre consentement 

Nous pouvons vous demander votre consentement de différentes façons : 

• Par écrit 
• Verbalement 
• Par téléphone, incluant par un message automatisé 
• De façon électronique ou numérique 

5.3 Quelles sont la durée et la portée de votre consentement 

Votre consentement est valide pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous l’avons demandé. Il reste ensuite valide pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans nos calendriers de conservation. 

Si nous souhaitons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres objectifs, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas décrits à la section suivante. 

5.4 Cas où nous n’obtenons pas votre consentement 

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi nous le permet, par exemple si l’utilisation est à votre avantage ou si elle est compatible avec l’objectif de la collecte. 

Nous pouvons aussi utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement  pour respecter nos obligations légales. Par exemple : 

• Pour nous conformer à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme 
• Pour prévenir ou détecter la fraude 
• Dans le cadre d’une enquête

6.1 À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées et à d’autres personnes ou organisations, si c’est nécessaire pour atteindre les objectifs listés dans cette section. 

Voici quelques exemples : 

• D’autres institutions financières, comme des assureurs et des réassureurs 
• Des employeurs 
• Des fournisseurs de services en lien avec une réclamation, comme des établissements et des professionnels de la santé ou des ateliers de réparation automobile 
• Des organismes gouvernementaux ou des autorités réglementaires 
• Des sites web et applications appartenant à d’autres personnes et organisations 
• Des entreprises offrant des services technologiques, de reprographie ou d’expédition de documents 
• Des organismes qui détiennent des renseignements en matière d’assurance, de fraude ou d’indemnisation, comme des agences d’évaluation de crédit, le Groupement des assureurs automobiles, la Société d’assurance automobile du Québec, le Fichier central des sinistres automobiles ou d’autres registres municipaux ou fonciers. 

6.2 Nous pouvons communiquer des renseignements personnels hors du Québec ou du Canada

Nous conservons le plus souvent vos renseignements personnels au Québec ou au Canada. 

Mais nous faisons parfois appel à des fournisseurs basés ailleurs. Nous pouvons donc communiquer vos renseignements personnels dans un autre pays ou une autre province. Ils sont alors soumis aux lois de ce pays ou de cette province. Nous exigeons que les fournisseurs mettent en place des mesures de sécurité adéquates avant de leur communiquer des renseignements personnels.

7.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels 

Seules les personnes qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent le faire. Elles ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour atteindre les objectifs listés dans cette section. Ceci est vrai pour les membres de notre équipe, nos fournisseurs et nos partenaires externes. 

7.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés. 

7.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs listés dans cette section. Même si  vous ne faites plus affaire avec nous, nous devons les conserver pendant une certaine période pour respecter nos règles d’affaires et nos obligations légales. Nous avons mis en place des calendriers de conservation pour établir clairement ces limites. 

Une fois que le délai de conservation est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive. 

8.1 Modifier votre consentement

Vous pouvez modifier votre consentement quant à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels, sous réserve de certaines limitations.

8.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander : 

• D’y accéder 
• De les corriger ou de les mettre à jour 
• D’en recevoir une copie dans un format technologique structuré et souvent utilisé (par exemple, un fichier PDF) 
• Si des renseignements sont diffusés publiquement, d’arrêter de les diffuser (par exemple, retirer une publication liée à un concours sur nos médias sociaux) 

Voici les étapes du traitement d’une demande : 

• Vous devez envoyer une demande écrite détaillée au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ses coordonnées sont à la fin de cet énoncé. 
• Nous traiterons votre demande dans les 30 jours après l’avoir reçue. Nous vous informerons si vous devez payer des frais de transcription, reproduction ou transmission.  
• Vous recevrez notre réponse par écrit 

Vous avez aussi le droit de demander à ce qu’un hyperlien rattaché à votre nom soit rendu accessible ou inaccessible dans un moteur de recherche, à certaines conditions. 

8.3 Être informé si une décision est prise de manière automatisée

Nous vous informerons si nous prenons une décision automatisée à votre sujet. Dans certains cas, nous utilisons vos renseignements personnels pour rendre une décision sans qu’une personne de notre équipe intervienne. Par exemple, nous traitons de cette façon certaines réclamations en assurance collective et certaines propositions en assurance individuelle. Nous pouvons aussi déterminer si nous pouvons vous assurer et établir un prix de cette façon. 

Vous avez le droit, par exemple, de demander les principales raisons qui justifient une décision automatisée ou de présenter vos observations à un membre de notre équipe.

9.1 Informations supplémentaires concernant la protection de vos renseignements personnels

Chez Beneva¹, on recueille, utilise, conserve et communique seulement vos renseignements personnels dont on a vraiment besoin. Il peut s’agir, par exemple, de vos renseignements d’identification, comme votre nom, votre adresse postale, votre courriel et votre numéro de téléphone. Au cours du processus de candidature, nous pouvons aussi recueillir d’autres renseignements, par exemple vos renseignements d’emploi et aptitudes, comme vos diplômes ou certifications et vos résultats de tests psychométriques.

Ces renseignements nous permettent :

• de vous identifier
• d’évaluer et de mettre à jour votre candidature
• de vérifier l’exactitude de vos renseignements
• de nous conformer à des exigences légales
• de communiquer avec vous en lien avec votre candidature
• de vous envoyer des informations relatives à nos perspectives de carrière pouvant correspondre à votre profil (voir votre droit de retrait)
• de mener des études et des recherches incluant la conception et l’application de modèles statistiques
• d’installer votre poste de travail, le cas échéant

9.2 À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Pour les raisons mentionnées ci-dessus, et seulement s’ils sont liés à l’évaluation de votre candidature ou requis par le processus de recrutement pour votre embauche, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels à d’autres organisations. Nous les sélectionnons avec soin, qu’elles soient au Québec, au Canada ou ailleurs.

Avant de le faire, nous exigeons de ces organisations qu’elles mettent en place des mesures de sécurité adéquates pour respecter la protection de vos renseignements personnels.

Parmi ces organisations, on peut retrouver :

• des agences d’évaluation du crédit et fournisseurs de vérifications d'antécédents criminels (avec votre consentement)
• des entreprises offrant des solutions ou des services de gestion du capital humain, par exemple une firme partenaire d’évaluation psychométrique
• d’autres mandataires et fournisseurs de services, si requis (services technologiques, services d’expédition, firmes spécialisées en immigration, etc.)

9.3 De quelles façons recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels à l’aide de nos interfaces numériques et de nos évaluations techniques, comportementales et psychométriques, par téléphone, par courriel ou en personne.

9.4 Consentement afin de recevoir des informations sur nos perspectives de carrière

Vous pouvez modifier vos préférences dans Workday afin de retirer les alertes emploi que vous avez configurées

Vous pouvez aussi nous écrire à [email protected] pour retirer votre consentement à ce que notre équipe d’acquisition de talents communique avec vous par courriel ou par téléphone à propos des nouvelles occasions d’emploi pouvant correspondre à votre profil.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels monte la garde. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette page et par la loi. Vous avez des questions, des commentaires, ou une demande concernant vos renseignements personnels? Communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, en remplissant notre formulaire ou écrivez-nous à l’adresse suivante :   

Responsable de la protection des renseignements personnels  
Beneva  
625, rue Jacques-Parizeau  
Québec (Québec)  G1R 2G5